Sprzęt biurowy: kiedy i dlaczego warto wynająć?
Funkcjonowanie biura bez podstawowego sprzętu jest niemożliwe. Komputery, laptopy, drukarka, skaner, telefon firmowy - to tylko początek. Zakup wszystkich niezbędnych urządzeń to spory koszt, zwłaszcza kiedy mamy tylko puste pomieszczenie i musimy kupić wszystko na raz. To może lepiej wynająć?
Kiedy i dlaczego warto wynająć sprzęt biurowy?
Na początku tworzenia biura dla własnego biznesu czekają nas spore wydatki. Wynajem pomieszczenia, wyposażenie biura w niezbędne meble oraz urządzenia, zakup materiałów eksploatacyjnych.
Próbując zaoszczędzić na wszystkim albo zmieścić się w zaplanowanym budżecie często decydujemy się na zakup tańszych urządzeń i tracimy na jakości. Mówiąc o komputerze, laptopie czy sprzęcie drukarskim niska jakość urządzeń będzie miała bezpośredni wpływ na jakość, szybkość oraz komfort pracy. Poza tym nie zawsze kupując tańszy sprzęt tak naprawdę uda się zaoszczędzić.
Najprostsza kserokopiarka czy drukarka, jedna z najtańszych oferowanych w sklepie, najprawdopodobniej nie będzie odpowiednim urządzeniem, ponieważ jej wydajność jest za słaba dla potrzeb biura, a jakość produktu końcowego, na przykład wydruku, może być dość słabej jakości. Częsta niesprawność urządzenia będzie przeszkadzać pracy, wydłużać czas realizacji prostych zadań oraz pociągnie za sobą dodatkowe wydatki na naprawę lub zakup nowego sprzętu. Taka sama sytuacja będzie dotyczyła zakupu najtańszych alternatyw innych niezbędnych urządzeń elektronicznych.
Sprzęt biurowy to nie jest rzecz, na której warto próbować zaoszczędzić, przynajmniej w taki sposób, ale można w inny - wynajmując, zamiast kupować. Nie musimy wtedy wydawać na raz dużej kwoty, tylko doliczyć koszt wynajmu niezbędnego sprzętu biurowego do kosztów miesięcznego utrzymania biura. Poza tym wynajem sprzętu biurowego ma wiele innych zalet oprócz ceny.
Dlaczego warto wynajmować sprzęt biurowy
- Mniejsze koszty. Wynająć laptop, komputer, drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne kosztuje o wiele taniej, niż go kupić, zwłaszcza kiedy mówimy nie o jednym urządzeniu, tylko o wyposażeniu całego biura.
- Możliwość korzystania ze sprzętu najlepszej jakości za mniejszą cenę.
- Możliwość łatwiej wymiany w prawie każdej chwili modelu na nowszy, mocniejszy lub bardziej dopasowany do obecnych potrzeb biura. W czasach kiedy postęp techniczny jest bardzo szybki, możliwość zamiany urządzeń bez wielkich strat jest bardzo ważna.
- Nie trzeba się martwić o większość materiałów eksploatacyjnych. Na przykład, korzystając z ofert wynajmu sprzętu drukarskiego, dostaniemy od razu sprzęt zaopatrzony w konieczne materiały eksploatacyjne, takie jak tusze i tonery. W większości przypadków oferowany jest też serwis i kontrola stanu technicznego w trakcie całego czasu eksploatacji.
- Za sprawność i stan techniczny odpowiada firma oferująca wynajem. Firma też często zapewnia nam serwis oraz wykonywanie zabiegów konserwacyjnych, wszelkich napraw w sytuacji usterki urządzenia.
- Możliwość wypożyczenia urządzeń, które są rzadko wykorzystywane na krótki okres. Na przykład wynajem rzutnika, ekranu czy tabletów na potrzeby szkoleniowe.
- Możliwość wynajęcia wszystkich niezbędnych urządzeń w jednym miejscu, co ułatwia i przyspiesza procedury formalne, związane z wynajmem.
Wynajmujemy mieszkania, domy, samochody, pomieszczenia biurowe i wiele innych rzeczy, na których zakup są potrzebne spore koszty, to dlaczego musimy kupować drogi sprzęt dla biura, kiedy możemy go wynająć? Zwłaszcza kiedy możemy mieć lepsze urządzenia za mniejszą cenę.